Análisis de caso: firma digital para simplificar la gestión documental de marketing en la industria de dispositivos médicos

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gdPor Guillermo Sierra, Gerente General para América Latina de Ofir LATAM, Partner PLATINUM de Adobe

Arthrex, empresa alemana pionera en el campo de la tecnología médica mínimamente invasiva, con más de 8,500 productos y procedimientos quirúrgicos desarrollados, implementó las soluciones Adobe Document Cloud y Adobe Creative Cloud, con el objetivo de simplificar el procesamiento de documentos, utilizando firma digital.

El proyecto incluyó la funcionalidad de enviar y rastrear firmas electrónicas a través de un navegador web, para facilitar que los empleados encuentren el recorrido de un documento.

Los desafíos planteados al momento de iniciar el proyecto fueron los siguientes:

  • Optimizar las aprobaciones de documentos de marketing
  • Reducir el uso de papel y los flujos de trabajo manuales
  • Adoptar procesos de firma electrónica fáciles de usar, ajustados a las necesidades de gestión de calidad de la empresa.
  • Integrar procesos con Adobe Creative Cloud.

"Habíamos estado buscando una solución para reemplazar internamente la distribución y el archivo de documentos físicos", señaló Judith Kaiser, Marketing Supervisor, Digital Media y Marketing Communications de Arthrex; explicando que a raíz de que el departamento de marketing de la compañía ya creaba documentos con el software de Adobe y los exportaba diariamente a PDF, la decisión de probar la función para enviar firmas en Acrobat DC fue fácil, resultando rápida de configurar y sencilla de usar.

Solo llevó cuatro semanas implementar completamente Acrobat DC en las operaciones regulares de la empresa especialista en dispositivos médicos, y Arthrex no requirió ningún soporte externo.

"El tiempo de adopción fue inusualmente corto para la implementación de un nuevo programa de software, porque su uso es muy intuitivo", aseguró Judith Kaiser.

Las ventajas que proporciona la utilización de firmas electrónicas con Acrobat DC se vieron de inmediato. Los procesos de gestión documental para proyectos de marketing comenzaron a usar mucho menos papel que antes y se resolvieron con mayor rapidez.

"Los procesos que tomaban cuatro semanas antes de la implementación de Adobe Acrobat DC ahora se pueden completar en cuatro días o menos", destacó la supervisora de marketing de Arthrex.

Como resultado, muchos pequeños pasos se eliminaron y el volumen de procesos se simplificó drásticamente.

Otra ventaja es que la administración de documentos -en gran medida- se ocupa de sí misma en forma automatizada, ya que los documentos firmados -necesarios para las auditorías posteriores- se almacenan en Document Cloud como parte de su proceso de enrutamiento.

"Las firmas electrónicas compatibles con Adobe Acrobat DC nos ahorran mucho tiempo, así como los costos de materiales y mano de obra que ahora podemos invertir en actividades más productivas", analizó Kaiser.

A partir de la implementación de las soluciones Adobe, Arthrex logró los siguientes resultados:

  • Procesos acelerados de aprobación de documentos que involucran múltiples pasos.
  • Datos simplificados e intercambio de documentos
  • Optimización de procesos establecidos
  • Adopción rápida de la tecnología gracias a sus funciones avanzadas

Arthrex espera expandir pronto el uso de Acrobat DC más allá del equipo de marketing, cuyo entusiasmo por las capacidades que les brinda el uso de la firma electrónica se extendió rápidamente por toda la organización y despertó el interés de otros equipos corporativos en la implementación de Acrobat DC.

 

Obtener mayor información sobre el caso de éxito: haga click aquí

 

Consúltenos como podemos apoyar sus procesos de gestión documental: http://ofirlatam.com/contacto/

 

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