Claves para mejorar la gestión documental de una organización

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adobe.dcPor Guillermo Sierra, Gerente General para América Latina de Ofir LATAM, Partner PLATINUM de Adobe

Las empresas que aún realizan sus procesos de gestión documental en forma manual, involucran cada vez más tiempo en estas tareas, comprometiendo su eficiencia y productividad, con el consecuente impacto en sus niveles de competitividad.

Veamos cuál es el contexto actual de las empresas, en relación a la gestión documental:

  • El 81% de los ejecutivos dicen que las aplicaciones de sus empresas están desvinculadas y no se relacionan entre sí, lo que los lleva a caer en procesos manuales de transferencia de documentos.
  • El 56% de los empleados corporativos sostienen que la impresión y el escaneo, son las únicas maneras de hacer su trabajo.
  • El 43% de los trabajadores dicen que copiar, pegar y re-escribir es común en los procesos de gestión documental en los que están involucrados. Esto hace que los procesos estén muchas veces duplicados y generalmente no posean un control de auditoría.
  • 25% de los documentos claves de una compañía tardan más de lo necesario en ser enviados, revisados y aprobados.
  • 36% de los documentos habitualmente presentan falta de información clave.
  • 45% de los involucrados en procesos de firmas de documentos corporativos no está seguro de haber firmado copias de los mismos.

Para solucionar las problemáticas y demoras vinculadas a la gestión documental manual, Adobe Document Cloud facilita la gestión de documentos electrónicos utilizando la firma digital a través de flujos dinámicos de trabajo, que permiten sumar ágilmente cada una de las firmas que debe tener un contrato, aumentando –de esta manera- la productividad de las organizaciones.

Entre las ventajas que aporta Adobe Document Cloud se encuentran las siguientes:

  • Los formularios electrónicos permiten realizar una auditoría en tiempo real sobre todo lo que está sucediendo en relación a un documento.
  • También permiten incorporar en forma de legajo otros documentos dentro del mismo formulario (la copia de un DNI o un contrato adicional).
  • Adobe Document Cloud suprime las tareas duplicadas, que generan pérdidas de tiempo y comprometen la productividad de una empresa.
  • Además, permite firmar un documento electrónico desde cualquier dispositivo (computadora, tablet, smartphones) y continuar con el ciclo de aprobación.
  • En materia de seguridad, los documentos que se gestionan con Adobe DC están encriptados y es imposible de desencriptarlos. El nivel de seguridad es altísimo.
  • Adobe Document Cloud está dirigido a procesos estructurados dentro del circuito de una empresa, pero también a documentos desestructurados, que se encuentren en las computadoras de los usuarios y que tengan que generar un proceso interno y muchas veces aleatorio.
  • Permite crear flujos de trabajo prediseñados en los cuales participan diferentes personas, dentro y fuera de la empresa (se puede determinar quienes van a participar del proceso y sus funciones), con la posibilidad de agregar información del contrato a firmarse (idioma, personas a las que debe llegar, contraseña, si es editable o no).
  • Adobe Sign permite trabajar con flujos que integren a varios participantes o simplemente tener un documento que puede ser enviado a una sola persona para que lo firme. Para ingresar al documento hay que verificar la identidad mediante una contraseña u otros campos de seguridad.

Adobe Document Cloud constituye una nueva experiencia de trabajo unificada que integra su escritorio, dispositivos móviles y web, para realizar la gestión de documentos más críticos; incluyendo:

  • Las mejores herramientas del mundo para la gestión del PDF (incluye el nuevo Acrobat DC y la App Acrobat Mobile).
  • Un robusto servicio de firma electrónica para optimizar los flujos de trabajo.
  • Poderosas herramientas de seguimiento, control e integración que termina con el problema de desconexión de los documentos.

La gestión documental de Adobe está integrada por:

  • Adobe Document Cloud
  • Document Cloud Services (On line Storage y Fill&Sign)
  • Adobe Sign (permite generar diferentes flujos de trabajo y firmar digitalmente documentos).
  • Mobile Apps
  • Integración a través de apis con cualquier sistema que la compañía provea (CRM, Salesforce o SAP). Por ejemplo, permite que desde el mismo CRM se envíe y haga que se ejecute un contrato o una firma.

Adobe DC es una solución que permite abordar las diferentes soluciones que necesita una compañía:

  • Acelerar la fuerza de trabajo y generar más productividad en los procesos internos de una organización. Por ejemplo, enviar las pólizas de seguros a clientes para que las revisen, gestionar documentos de contrataciones múltiples durante un tiempo muy corto, o lograr aprobaciones de clientes de entidades bancarias para generar un avance. Y también la gestión de NDAs, el manejo de licencias, cambios de requerimientos, órdenes de trabajo, documentos legales y procesos orientados a cero papel.
  • Acelerar ventas.
  • Lograr mayor eficiencia en los Recursos Humanos.
  • Agilidad en compras.

 

Descubra cómo Adobe Document Cloud permitirá que sus documentos puedan ser firmados en minutos y no en días: http://ofirlatam.com/contacto/

 

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