Cómo acelerar y auditar los procesos de firma de contratos

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adobe.singPor Guillermo Sierra, Gerente General para América Latina de Ofir LATAM, Partner PLATINUM de Adobe

Cuando la cantidad de documentos y contratos que manejan diaria o semanalmente las empresas alcanza un volumen importante, las organizaciones se plantean la necesidad de transformar los procesos estándares -basados en formularios en papel-, digitalizándolos. De esta manera, mejoran su productividad y eficiencia.

Respondiendo a esta necesidad, Adobe Sign es una potente herramienta de firma digital que permite acelerar los procesos de rúbrica de documentos, reduciendo la cantidad de pasos en más de un 50%, ahorrando tiempo y mejorando el time to market de las compañías.

La gestión de documentos analógicos o electrónicos, involucra procesos donde uno o varios contratos o memorándums pasan de mano en mano, a través de un flujo de aprobaciones por parte de diferentes áreas de la compañía o por fuera de ella.

Firmar un contrato o solicitar la aprobación de un documento corporativo, puede constituirse en un proceso sumamente tedioso, si está basado en formularios en papel. En efecto, tener que llevar físicamente un contrato a una persona para que lo firme, lograr que esa persona se encuentre en su oficina en el momento en que se lo necesita, que tenga el tiempo para analizarlo y firmarlo, y luego llevarlo a otra área para repetir esos pasos, puede resultar agotador. Mucho más si estamos hablando de múltiples documentos, como por ejemplo, los que involucraría la contratación de 300 personas al mismo tiempo con motivo de la realización de un evento.

Para solucionar las problemáticas y demoras vinculadas a la gestión documental manual, Adobe Document Cloud facilita la gestión de documentos electrónicos utilizando la firma digital a través de flujos dinámicos de trabajo, que permiten sumar ágilmente cada una de las firmas que debe tener un contrato, aumentando –de esta manera- la productividad de las organizaciones.

Entre las ventajas que aporta Adobe Document Cloud se encuentran las siguientes:

  • Los formularios electrónicos permiten realizar una auditoría en tiempo real sobre todo lo que está sucediendo en relación a un documento (en qué instancia del proceso se encuentra, cuánto se tarda en aprobarlo, en qué momento lo tuvo una persona puntual y cuando pasó a otra área).
  • También permiten ir incorporando en forma de legajo otros documentos dentro del mismo formulario. Por ejemplo, una copia de un DNI o un contrato adicional, pueden ir sumándose a ese legajo durante el proceso.
  • Adobe Document Cloud suprime las tareas duplicadas, que generan pérdidas de tiempo y comprometen la productividad de una empresa.
  • Además, cuenta con la tecnología que permite firmar un documento electrónico desde cualquier dispositivo (computadora, tablet, smartphones) y continuar con el ciclo de aprobación. Esto agiliza los procesos, cuando deben intervenir personas que están fuera de la compañía. Por ejemplo, que 100 o 1.000 clientes o proveedores firmen documentos rápidamente.
  • En materia de seguridad, los documentos que se gestionan con Adobe DC están encriptados y es imposible de desencriptarlos. Adobe ha incorporado mucha seguridad para que los documentos no sean alterados, al punto que en Estados Unidos muchos bancos utilizan este sistema para dar de alta cuentas o autorizar incluso transferencias bancarias. El nivel de seguridad es altísimo.
  • Adobe Document Cloud está dirigido a procesos estructurados dentro del circuito de una empresa, pero también a documentos desestructurados, que se encuentren en las computadoras de los usuarios y que tengan que generar un proceso interno y muchas veces aleatorio. De esta manera, se puede tener el control de cada uno de los flujos y, rápidamente, generarlo, cambiarlo, modificarlo y reestructurarlo de la manera en que se necesite. Cada usuario puede tener su propio circuito y auditoría.
  • Permite crear flujos de trabajo prediseñados en los cuales participan diferentes personas, dentro y fuera de la empresa (se puede determinar quienes van a participar del proceso y sus funciones), con la posibilidad de agregar información del contrato a firmarse (idioma, personas a las que debe llegar, contraseña, si es editable o no). Incluso, se pueden establecer recordatorios cada tantos días, que se repetirán hasta que la firma por parte de cada involucrado. En el documento se indican y habilitan los campos a completarse y firmarse de acuerdo a la función de cada uno (se puede incluir la obligatoriedad de determinados campos, como la firma y su aclaración).
  • Adobe Sign permite trabajar con flujos que integren a varios participantes o simplemente tener un documento que puede ser enviado a una sola persona para que lo firme. Para ingresar al documento hay que verificar la identidad mediante una contraseña u otros campos de seguridad.

El proceso de gestión manual o analógico de un workflow de ventas involucra 32 pasos (15 de ellos manuales), pero aplicando Adobe DC y Adobe Sign dicho proceso se reduce a 7 pasos en total (ninguno manual).

Este tipo de reducciones de pasos y tiempos, permite que los documentos puedan ser firmados en minutos y no en días.

 

Consúltenos como optimizar sus procesos de gestión documental: http://ofirlatam.com/contacto/

 

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