Cómo digitalizar procesos en las organizaciones, en forma efectiva

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adobe.singPor Guillermo Sierra, Gerente General para América Latina de Ofir LATAM, Partner PLATINUM de Adobe

La necesidad que tienen las empresas por avanzar en la digitalización de procesos para mantener la competitividad, se ve claramente evidenciada en algunos datos de mercado:

  • 25% de los documentos claves de una compañía tardan más de lo necesario en ser enviados, revisados y aprobados,
  • el 36% habitualmente presenta falta de información clave.

Estos son solo dos indicadores de los tantos que reflejan el desafío que hoy tienen las organizaciones en pos de digitalizar sus procesos y mantener la competitividad.

La clave pasa por implementar soluciones que permitan resolver las problemáticas y demoras vinculadas a la gestión documental manual.

Respondiendo a las necesidades del mercado, Adobe Document Cloud, facilita la gestión de documentos electrónicos utilizando la firma digital a través de flujos dinámicos de trabajo, que permiten sumar ágilmente cada una de las firmas que debe tener un contrato, aumentando –de esta manera- la productividad de las organizaciones.

Entre las múltiples ventajas que aporta Adobe Document Cloud, se encuentran las siguientes:

1. Los formularios electrónicos permiten realizar una auditoría en tiempo real sobre todo lo que está sucediendo en relación a un documento.

2. Incorpora en forma de legajo otros documentos dentro del mismo formulario (la copia de un DNI o un contrato adicional).

3. Suprime las tareas duplicadas, que generan pérdidas de tiempo y comprometen la productividad de una empresa.

4. Permite firmar un documento electrónico desde cualquier dispositivo (computadora, tablet, smartphones) y continuar con el ciclo de aprobación.

5. En materia de seguridad, los documentos que se gestionan con Adobe DC están encriptados y es imposible de desencriptarlos. El nivel de seguridad es altísimo.

6. Está dirigido a procesos estructurados dentro del circuito de una empresa, pero también a documentos desestructurados, que se encuentren en las computadoras de los usuarios y que tengan que generar un proceso interno y muchas veces aleatorio.

7. Permite crear flujos de trabajo prediseñados en los cuales participan diferentes personas, dentro y fuera de la empresa (se puede determinar quienes van a participar del proceso y sus funciones), con la posibilidad de agregar información del contrato a firmarse (idioma, personas a las que debe llegar, contraseña, si es editable o no).

8. Acelera a la fuerza de trabajo y genera más productividad en los procesos internos de una organización.

9. Permite darle mayor velocidad a las ventas, lograr mayor eficiencia en los recursos humanos y agilizar las compras.

10. Se integra a través de apis con cualquier sistema que la compañía provea (CRM, Salesforce o SAP). Por ejemplo, permite que desde el mismo CRM se envíe y haga que se ejecute un contrato o una firma.

Además, a través de Adobe Sign, Adobe DC permite trabajar con flujos que integren a varios participantes o simplemente tener un documento que puede ser enviado a una sola persona para que lo firme. Para ingresar al documento hay que verificar la identidad mediante una contraseña u otros campos de seguridad.

Adobe Document Cloud constituye una nueva experiencia de trabajo unificada que integra su escritorio, dispositivos móviles y web, para realizar la gestión de documentos más críticos; incluyendo:

  • Las mejores herramientas del mundo para la gestión del PDF (incluye el nuevo Acrobat DC y la App Acrobat Mobile).
  • Un robusto servicio de firma electrónica para optimizar los flujos de trabajo.
  • Poderosas herramientas de seguimiento, control e integración que termina con el problema de desconexión de los documentos.

 

Descubra cómo Adobe Document Cloud permitirá que sus documentos puedan ser firmados en minutos y no en días: http://ofirlatam.com/contacto/

 

 

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