11 ventajas que aporta digitalizar la gestión documental de las empresas en tiempos de trabajo remoto

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adobe.sing_(Por Guillermo Sierra, Gerente General para América Latina de Ofir LATAM, Partner PLATINUM de Adobe) Para responder a la imposibilidad de desarrollar actividades presenciales por parte de la gran mayoría de las empresas, en momentos en los que varios países de América Latina se encuentran inmersos en cuarentenas totales o parciales como consecuencia del Covid-19, Adobe Document Cloud facilita la gestión de documentos electrónicos utilizando la firma digital.

A través de flujos dinámicos de trabajo, la plataforma de Adobe permiten sumar ágilmente cada una de las firmas que debe tener un contrato, aumentando la productividad de las organizaciones y las limitaciones actuales vinculadas al aislamiento social.

Entre las ventajas que aporta Adobe Document Cloud se encuentran las siguientes:

  1. Ofrece una gestión documental completa, proveyendo seguridad a los documentos al circularlos encriptados por la web. Un requisito fundamental para cualquier compañía.
  2. Los formularios electrónicos permiten realizar una auditoría en tiempo real sobre todo lo que está sucediendo en relación a un documento.
  3. Permite incorporar en forma de legajo otros documentos dentro del mismo formulario (la copia de un DNI o un contrato adicional).
  4. Suprime las tareas duplicadas, que generan pérdidas de tiempo y comprometen la productividad de una empresa.
  5. Permite firmar un documento electrónico desde cualquier dispositivo (computadora, tablet, smartphones) y continuar con el ciclo de aprobación.
  6. En materia de seguridad, los documentos que se gestionan con Adobe DC están encriptados y es imposible de desencriptarlos. El nivel de seguridad es altísimo.
  7. Está dirigido a procesos estructurados dentro del circuito de una empresa, pero también a documentos desestructurados, que se encuentren en las computadoras de los usuarios y que tengan que generar un proceso interno y muchas veces aleatorio.
  8. Permite crear flujos de trabajo prediseñados en los cuales participan diferentes personas, dentro y fuera de la empresa (se puede determinar quienes van a participar del proceso y sus funciones), con la posibilidad de agregar información del contrato a firmarse (idioma, personas a las que debe llegar, contraseña, si es editable o no).
  9. A través de Adobe Sign permite trabajar con flujos que integren a varios participantes o simplemente tener un documento que puede ser enviado a una sola persona para que lo firme. Para ingresar al documento hay que verificar la identidad mediante una contraseña u otros campos de seguridad.
  10. Promueve acelerar la fuerza de trabajo y generar más productividad en los procesos internos de una organización. Por ejemplo, enviar pólizas de seguros a clientes para que las revisen, gestionar documentos de contrataciones múltiples durante un tiempo corto, o lograr aprobaciones de clientes de entidades bancarias. También la gestión de NDAs, el manejo de licencias, cambios de requerimientos, órdenes de trabajo, documentos legales y procesos orientados a cero papel.
  11. Permite acelerar ventas, lograr mayor eficiencia en los recursos humanos y agilizar las compras.
  12. Se integra a través de apis con cualquier sistema que la compañía provea (CRM, Salesforce o SAP). Por ejemplo, permite que desde el mismo CRM se envíe y haga que se ejecute un contrato o una firma.

Adobe Document Cloud constituye una nueva experiencia de trabajo unificada que integra su escritorio, dispositivos móviles y web, para realizar la gestión de documentos más críticos; incluyendo:

  • Las mejores herramientas del mundo para la gestión del PDF (incluye el nuevo Acrobat DC y la App Acrobat Mobile).
  • Un robusto servicio de firma electrónica para optimizar los flujos de trabajo.
  • Poderosas herramientas de seguimiento, control e integración que termina con el problema de desconexión de los documentos.

Descubra cómo Adobe Document Cloud permitirá que sus documentos puedan ser firmados en minutos, superando las limitaciones impuestas por la pandemia: http://ofirlatam.com/contacto/

 

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