11 ventajas que aporta digitalizar la gestión documental de las empresas

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adobedcPor Guillermo Sierra, Gerente General para América Latina de Ofir LATAM, Partner PLATINUM de Adobe

25% de los documentos claves de una compañía tardan más de lo necesario en ser enviados, revisados y aprobados, y el 36% habitualmente presenta falta de información clave. Estos son solo dos indicadores de los tantos que reflejan el desafío que hoy tienen las organizaciones en pos de digitalizar sus procesos y mantener la competitividad.

Para solucionar las problemáticas y demoras vinculadas a la gestión documental manual, Adobe Document Cloud facilita la gestión de documentos electrónicos utilizando la firma digital a través de flujos dinámicos de trabajo, que permiten sumar ágilmente cada una de las firmas que debe tener un contrato, aumentando –de esta manera- la productividad de las organizaciones.

Entre las ventajas que aporta Adobe Document Cloud se encuentran las siguientes:

  1. Los formularios electrónicos permiten realizar una auditoría en tiempo real sobre todo lo que está sucediendo en relación a un documento.
  1. Permite incorporar en forma de legajo otros documentos dentro del mismo formulario (la copia de un DNI o un contrato adicional).
  1. Suprime las tareas duplicadas, que generan pérdidas de tiempo y comprometen la productividad de una empresa.
  1. Permite firmar un documento electrónico desde cualquier dispositivo (computadora, tablet, smartphones) y continuar con el ciclo de aprobación.
  1. En materia de seguridad, los documentos que se gestionan con Adobe DC están encriptados y es imposible de desencriptarlos. El nivel de seguridad es altísimo.
  1. Está dirigido a procesos estructurados dentro del circuito de una empresa, pero también a documentos desestructurados, que se encuentren en las computadoras de los usuarios y que tengan que generar un proceso interno y muchas veces aleatorio.
  1. Permite crear flujos de trabajo prediseñados en los cuales participan diferentes personas, dentro y fuera de la empresa (se puede determinar quienes van a participar del proceso y sus funciones), con la posibilidad de agregar información del contrato a firmarse (idioma, personas a las que debe llegar, contraseña, si es editable o no).
  1. A través de Adobe Sign permite trabajar con flujos que integren a varios participantes o simplemente tener un documento que puede ser enviado a una sola persona para que lo firme. Para ingresar al documento hay que verificar la identidad mediante una contraseña u otros campos de seguridad.
  1. Promueve acelerar la fuerza de trabajo y generar más productividad en los procesos internos de una organización. Por ejemplo, enviar pólizas de seguros a clientes para que las revisen, gestionar documentos de contrataciones múltiples durante un tiempo corto, o lograr aprobaciones de clientes de entidades bancarias. También la gestión de NDAs, el manejo de licencias, cambios de requerimientos, órdenes de trabajo, documentos legales y procesos orientados a cero papel.
  1. Permite acelerar ventas, lograr mayor eficiencia en los recursos humanos y agilizar las compras.
  1. Se integra a través de apis con cualquier sistema que la compañía provea (CRM, Salesforce o SAP). Por ejemplo, permite que desde el mismo CRM se envíe y haga que se ejecute un contrato o una firma.

Adobe Document Cloud constituye una nueva experiencia de trabajo unificada que integra su escritorio, dispositivos móviles y web, para realizar la gestión de documentos más críticos; incluyendo:

  • Las mejores herramientas del mundo para la gestión del PDF (incluye el nuevo Acrobat DC y la App Acrobat Mobile).
  • Un robusto servicio de firma electrónica para optimizar los flujos de trabajo.
  • Poderosas herramientas de seguimiento, control e integración que termina con el problema de desconexión de los documentos.

Descubra cómo Adobe Document Cloud permitirá que sus documentos puedan ser firmados en minutos y no en días: http://ofirlatam.com/contacto/

 

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