Digitalización de procesos: cómo optimizar la gestión documental

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adobedocumentcloudPor Guillermo Sierra, Gerente General para América Latina de Ofir LATAM, Partner PLATINUM de Adobe

La digitalización de los procesos de gestión documental es uno de los principales desafíos que deben asumir las empresas para mantener e incrementar su competitividad, en un contexto de negocios altamente dinámico y veloz.

Sin embargo, el contexto actual de digitalización de las organizaciones, en relación a la gestión documental, presenta algunas problemáticas a ser resueltas. 8 de cada 10 ejecutivos dicen que las aplicaciones de sus compañías están desvinculadas y no se relacionan entre sí, lo que los lleva a caer en procesos manuales de transferencia de documentos. Además, el 25% de los documentos claves de una organización tardan más de lo necesario en ser enviados, revisados y aprobados, y el 36% habitualmente presentan falta de información clave. Por otra parte, el 56% de los empleados sostienen que la impresión y el escaneo, son las únicas maneras de hacer su trabajo, y el 45% de los involucrados en procesos de firmas de documentos corporativos no está seguro de haber firmado copias de los mismos.

Las empresas que aún realizan sus procesos de gestión documental en forma manual, involucran cada vez más tiempo en estas tareas, comprometiendo su eficiencia y productividad, con el consecuente impacto en sus resultados.

Para solucionar las problemáticas y demoras vinculadas a la gestión documental manual, Adobe Document Cloud facilita la gestión de documentos electrónicos utilizando la firma digital a través de flujos dinámicos de trabajo, que permiten sumar ágilmente cada una de las firmas que debe tener un contrato, aumentando –de esta manera- la productividad de las organizaciones.

Entre los beneficios que aporta Adobe Document Cloud se encuentran los siguientes:

  • Los formularios electrónicos permiten realizar una auditoría en tiempo real sobre todo lo que está sucediendo en relación a un documento, e incorporar en forma de legajo otros documentos dentro del mismo formulario.
  • Suprime las tareas duplicadas, que generan pérdidas de tiempo y comprometen la productividad de una empresa.
  • Permite firmar un documento electrónico desde cualquier dispositivo (computadora, tablet, smartphones) y continuar con el ciclo de aprobación.
  • En materia de seguridad, los documentos que se gestionan con Adobe DC están encriptados y es imposible de desencriptarlos.
  • Está dirigido a procesos estructurados dentro del circuito de una empresa, pero también a documentos desestructurados, que se encuentren en las computadoras de los usuarios.
  • Permite crear flujos de trabajo prediseñados en los cuales participan diferentes personas, dentro y fuera de la empresa, con la posibilidad de agregar información del contrato a firmarse.
  • A través de Adobe Sign permite trabajar con flujos que integren a varios participantes o simplemente tener un documento que puede ser enviado a una sola persona para que lo firme. Para ingresar al documento hay que verificar la identidad mediante una contraseña u otros campos de seguridad.
  • Se integra a través de apis con cualquier sistema que la compañía provea (CRM, Salesforce o SAP). Por ejemplo, permite que desde el mismo CRM se envíe y haga que se ejecute un contrato o una firma.

La gestión documental de Adobe está integrada por: Adobe Document Cloud, Document Cloud Services (On line Storage y Fill&Sign), Adobe Sign (permite generar diferentes flujos de trabajo y firmar digitalmente documentos) y Mobile Apps.

Descubra cómo Adobe Document Cloud permitirá que sus documentos puedan ser firmados en minutos y no en días: http://ofirlatam.com/contacto/

 

 

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