Gestión documental y firma digital para mantener activas a las empresas frente al Covid-19

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firma digital 7(Por Guillermo Sierra, Gerente General para América Latina de Ofir LATAM, Partner PLATINUM de Adobe) El avance de la pandemia ha consolidado al home office total o parcial, como modalidad laboral para la gran mayoría de las empresas del mundo.

En un marco donde el distanciamiento social es la norma, la posibilidad de mantener activos los procesos de decisión y ejecución de una organización, encuentra respuesta en la gestión documental digital.

Hoy nos enfrentamos a un escenario caracterizado por la imposibilidad de trabajar presencialmente con papel y obtener firmas en físico de los responsables de cada área, quienes deben dar su respaldo y conformidad a una compra, una contratación de servicios, un presupuesto, una licitación, o la incorporación de recursos humanos, entre otros casos.

Es por ello que la necesidad de gestionar documentos digitales se vuelve imperiosa, erigiéndose como la única posibilidad de mantener dinámica la gestión de una organización.

El Covid-19 está acelerando la transformación digital de las empresas, obligándolas a resolver rápidamente todos los procesos que aún no tenían digitalizados.

Afortunadamente, desde Ofir LATAM, como partner PLATINUM de Adobe, podemos ofrecer una solución a esta urgencia con Adobe Document Cloud, una herramienta que facilita la gestión de documentos electrónicos utilizando la firma digital, a través de flujos dinámicos de trabajo que permiten sumar ágilmente cada una de las firmas que debe tener un contrato.

Con su plataforma de firma digital Adobe ofrece una gestión documental completa, proveyendo seguridad a los documentos al circularlos encriptados por la web. Un requisito fundamental para cualquier compañía.

Entre los beneficios que aporta Adobe Document Cloud se encuentran los siguientes:

  • Los formularios electrónicos permiten realizar una auditoría en tiempo real sobre todo lo que está sucediendo en relación a un documento, e incorporar en forma de legajo otros documentos dentro del mismo formulario.
  • Suprime las tareas duplicadas, que generan pérdidas de tiempo y comprometen la productividad de una empresa.
  • Permite firmar un documento electrónico desde cualquier dispositivo (computadora, tablet, smartphones) y continuar con el ciclo de aprobación.
  • En materia de seguridad, los documentos que se gestionan con Adobe DC están encriptados y es imposible de desencriptarlos.
  • Está dirigido a procesos estructurados dentro del circuito de una empresa, pero también a documentos desestructurados, que se encuentren en las computadoras de los usuarios.
  • Permite crear flujos de trabajo prediseñados en los cuales participan diferentes personas, dentro y fuera de la empresa, con la posibilidad de agregar información del contrato a firmarse.
  • A través de Adobe Sign permite trabajar con flujos que integren a varios participantes o simplemente tener un documento que puede ser enviado a una sola persona para que lo firme. Para ingresar al documento hay que verificar la identidad mediante una contraseña u otros campos de seguridad.
  • Se integra a través de apis con cualquier sistema que la compañía provea (CRM, Salesforce o SAP). Por ejemplo, permite que desde el mismo CRM se envíe y haga que se ejecute un contrato o una firma. En este sentido, vale destacar que la gestión documental de Adobe está integrada por: Document Cloud, Document Cloud Services (On line Storage y Fill&Sign), Adobe Sign (permite generar diferentes flujos de trabajo y firmar digitalmente documentos) y Mobile Apps.
  • Resuelve una problemática central en tiempos de pandemia, para garantizar la operatoria de una organización.

Descubra cómo Adobe Document Cloud permitirá que sus documentos puedan ser firmados en digitalmente, superando la imposibilidad de contacto presencial que hoy tenemos como sociedad: http://ofirlatam.com/contacto/

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