Recomendaciones para gestionar la firma de grandes volúmenes de pólizas de seguros en forma efectiva y veloz

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adobe.singPor Guillermo Sierra, Gerente General para América Latina de Ofir LATAM, Partner PLATINUM de Adobe

En tiempos de renovación de pólizas, las compañías de seguros se enfrentan a la necesidad de firmar grandes cantidades de documentos para hacérselos llegar a sus asegurados en tiempo y forma. Lo mismo ocurre con las contrataciones de seguros.

Una demora en la entrega de esta documentación puede afectar la tranquilidad de los clientes, generar desconfianza y originar reclamos. También comprometer la agilidad y resultados de la actividad comercial de los vendedores.

Cuando la cantidad de pólizas que manejan diaria o semanalmente las empresas alcanza un volumen importante, las organizaciones se plantean la necesidad de transformar los procesos estándares -basados en formularios en papel-, digitalizándolos, para mejorar su productividad y eficiencia.

Respondiendo a esta necesidad, Adobe Sign es una potente herramienta de firma digital que permite acelerar los procesos de rúbrica de documentos, reduciendo la cantidad de pasos en más de un 50%, ahorrando tiempo y mejorando el time to market de las compañías aseguradoras.

La gestión de documentos involucra procesos donde una o varias pólizas pasan de mano en mano, a través de un flujo de aprobaciones por parte de diferentes áreas de la empresa o por fuera de ella.

Firmar una póliza o solicitar su aprobación, puede constituirse en un proceso tedioso, si está basado en formularios en papel. Tener que llevar físicamente un documento a una persona para que lo firme, lograr que esa persona se encuentre en su oficina en ese momento, que tenga el tiempo para analizarlo y firmarlo, y luego llevarlo a otra área para repetir los mismos pasos, resulta agotador. Mucho más si estamos hablando de múltiples contrataciones o renovaciones.

Para solucionar las problemáticas y demoras vinculadas a la gestión documental manual, Adobe Document Cloud facilita estos procesos la utilizando la firma digital a través de flujos dinámicos de trabajo, que permiten sumar ágilmente cada una de las firmas que debe tener una póliza, aumentando la productividad de las aseguradoras.

Entre las ventajas que aporta Adobe Document Cloud se encuentran las siguientes:

  • Los formularios electrónicos permiten realizar una auditoría en tiempo real sobre todo lo que está sucediendo en relación a un documento.
  • También permiten incorporar en forma de legajo otros documentos dentro del mismo formulario, durante el proceso.
  • Adobe Document Cloud suprime las tareas duplicadas, que generan pérdidas de tiempo y comprometen la productividad de una empresa.
  • Además, cuenta con la tecnología que permite firmar un documento electrónico desde cualquier dispositivo (computadora, tablet, smartphones) y continuar con el ciclo de aprobación.
  • En materia de seguridad, los documentos que se gestionan con Adobe DC están encriptados y es imposible de desencriptarlos.
  • Adobe Document Cloud está dirigido a procesos estructurados dentro del circuito de una empresa, pero también a documentos desestructurados, que se encuentren en las computadoras de los usuarios y que tengan que generar un proceso interno y muchas veces aleatorio.
  • Permite crear flujos de trabajo prediseñados en los cuales participan diferentes personas, dentro y fuera de la empresa (determinando quienes participan del proceso y sus funciones), pudiendo agregarse información (idioma, personas a las que debe llegar, contraseña, si es editable o no).
  • Adobe Sign permite trabajar con flujos que integren a varios participantes o simplemente tener un documento que puede ser enviado a una sola persona para que lo firme.

Adobe DC es una solución para las necesidades documentales de una compañía de seguros, que facilita:

  • Dinamizar la fuerza de trabajo
  • Generar más productividad en los procesos internos.
  • Acelerar ventas.
  • Lograr mayor eficiencia en los Recursos Humanos.

El proceso de gestión manual o analógico de un workflow de ventas involucra 32 pasos (15 de ellos manuales), pero aplicando Adobe DC y Adobe Sign dicho proceso se reduce a 7 pasos en total (ninguno manual).

Este tipo de reducciones de pasos y tiempos, permite que los documentos puedan ser firmados en minutos y no en días.

Consúltenos como podemos apoyar sus procesos de gestión documental: http://ofirlatam.com/contacto/

Mayor información sobre Adobe Document Clou y Adobe Sign: http://ofirlatam.com/adobe-acrobat-dc/

 

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