6 ventajas que aporta Document Cloud a la digitalización empresarial

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El estudio de Forrester Consulting, Total Economic Impact™, reveló que con la utilización de la plataforma integral para trabajo colaborativo, Document Cloud, las empresas pueden lograr un ROI de hasta 277%, y ahorrar hasta 967 horas al año.

Veamos algunas ventajas que aporta la herramienta de Adobe:

1) Dinamiza el trabajo de colaboradores en diferentes husos horarios. Para aquellas organizaciones que trabajan con personas ubicadas en otros países o que trabajan en diferentes horarios, los documentos en la nube facilitan el trabajo.

Con Adobe Document Cloud se optimizan todos los procesos, ya que sin importar el momento ni el lugar desde donde cada empleado o asesor externo realiza sus labores, se puede acceder a los archivos sin problema, y desde cualquier dispositivo. Una pequeña modificación evitará futuros dolores de cabeza.

2) Garantiza niveles de seguridad. La confidencialidad de la información es uno de los valores más importantes que debe proveer una plataforma tecnológica, por ello Adobe Document Cloud cuenta con los más altos estándares de seguridad, con un sistema de encriptación que también es usado por el FBI.

La solución permitirá que los documentos corporativos estén protegidos, y ofrecerá la posibilidad de seleccionar qué información es accesible por cada persona que integra la organización. Otras funcionalidades destacadas son las capacidades para encriptar y ocultar la metadata, para brindar la misma seguridad que un banco.

3) Firma electrónica. Tener un documento digital y verse obligado a imprimirlo para firmarlo, escanearlo y volverlo a digitalizar no sería eficiente.

Para optimizar la gestión documental, Adobe Sign es una herramienta disponible en Adobe Document Cloud con la que se pueden preparar documentos para obtener firmas electrónicas fácilmente y en cuestión de minutos, automatizando su flujo y haciendo un seguimiento de las mismas.

Ofrece los niveles de seguridad requeridos para manejar documentos y contratos en tiempo récord, incluso si necesitan más de una firma.

4) Mayores capacidades para la creación, edición y seguimiento de un PDF. La versión de PDF que ofrece Office no tiene las características que mencionadas en los puntos anteriores y se limita a la lectura.

Con Document Cloud se puede crear, editar, agregar información o quitarla, de una manera ágil y sencilla. También ofrece el control sobre cada archivo, pudiendo ver quién hizo qué modificaciones en un documento y cuál fue el proceso de edición.

Además provee un flujo de trabajo que permitirá ahorrar tiempo y dinero, y dejará más contentos a todos los colaboradores de una empresa.

5) Optimización de tiempos y esfuerzos. Cuando una organización incorpora un flujo de trabajo digital, todos sus empleados pueden trabajar de manera más eficiente, ahorrando tiempo, dinero, esfuerzo. Esto no solo se ve en cifras del ROI, sino también en el bienestar de los colaboradores, en el desempeño individual y colectivo, y en el impacto que produce en los resultados de negocio de una compañía.

6) Plataforma ideal para las exigencias de la nueva normalidad. La pandemia cambió las formas de producir y de trabajar, acelerando el proceso de digitalización que venían impulsando la mayoría de las empresas en los últimos años. En este escenario de transformación digital, la incorporación de una herramienta como Adobe Document Cloud permitirá que las organizaciones puedan adaptarse más rápidamente a las necesidades actuales de mercado, den respuestas eficientes a la modalidad del home office y favorezcan la continuidad de las operaciones más allá de los periodos de confinamiento social que vayan implementando los países y ciudades.

Además, al fomentar la despapelización, evita la circulación de documentos físicos, disminuyendo las posibilidades de contagio.

Sin duda, Adobe Document Cloud es una plataforma integral, pensada para que cada negocio se adapte y avance en sus objetivos, y que sus talentos alcancen los mayores niveles de desempeño.

 

Fuente: https://blogs.adobe.com/latinoamerica/2020/06/23/digitalizacion-empresarial-con-document-cloud/

 

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