Cómo lograr procesos de trabajo colaborativo fáciles y eficientes en tiempos de home office

Facebooktwitterlinkedinyoutube

coronavirusLa nueva normalidad que ya están atravesando algunos países y varias provincias argentinas, y a la que aspiran llegar aquellas naciones y jurisdicciones que continúan con medidas de aislamiento restrictivas, estará caracterizada por procesos de teletrabajo y distanciamiento social en ámbitos laborales.

La clave para tener equipos remotos eficientes y productivos es contar con herramientas, apps y servicios en la nube innovadores que fomenten la comunicación y la colaboración sin perder de vista la seguridad.

Con este objetivo, Adobe aporta dos soluciones altamente eficientes:

  • Adobe Document Cloud: una plataforma de trabajo colaborativo conformada por Acrobat y la plataforma de servicios Document Cloud, que permite gestionar documentos de manera inteligente, facilitando los procesos de digitalización de las organizaciones.
  • Adobe Sign: para poder firmar electrónicamente los contratos, presupuestos y autorizaciones, sin importar en dónde esté la persona que debe hacerlo. Una ventaja muy valorada en tiempos de distanciamiento social.

Además, para que el trabajo a distancia no afecte la productividad de sus colaboradores, Adobe facilita la colaboración entre equipos y profesionales de distintas áreas de la empresa (finanzas, legal, TI, marketing y recursos humanos), independientemente del lugar en el que estén o el dispositivo que usen.

Veamos dos desafíos que tienen por delante las empresas frente a la nueva normalidad:

1) Gestión de documentos completamente digital

Uno de los grandes retos de tener un equipo remoto es asegurarse que los procesos no se detengan. El no estar en la oficina puede parecer, a simple vista, un inconveniente para ejecutar algunas tareas, especialmente aquellas que necesitan la colaboración de empleados de distintas áreas. Sin embargo, para trabajar en equipo no es necesario estar en el mismo espacio.

Esta es una de las enseñanzas que nos está dejando la pandemia. En pocas semanas el home office pasó de ser una excepción a convertirse en norma, y de acuerdo a previsiones del mercado laboral podría convertirse en una modalidad permanente de trabajo.

En respuesta a este nuevo escenario, las soluciones de Adobe permiten compartir con unos cuantos clics archivos PDF, que pueden visualizarse, revisarse y gestionarse de manera eficiente, y firmarse desde cualquier dispositivo con Adobe Sign.

Además, Adobe DC ofrece la posibilidad a los equipos de ver, anotar, firmar y comentar archivos PDF sobre la marcha, mejorando sustancialmente la productividad y los flujos de trabajo, bajo estrictos estándares de seguridad.

Pero las ventajas de la plataforma de Adobe en materia de trabajo colaborativo no terminan ahí: la gestión digital de documentos PDF también mejora la eficiencia de múltiples industrias, y permite que una empresa invierta mejor su presupuesto, ahorrando tiempo y dinero en la gestión de licencias, implementaciones y actualizaciones de software.

De hecho, según el reporte de Forrester Consulting “In The Total Economic Impact™ of Adobe Acrobat”, las empresas que implementan Adobe Document Cloud reducen en $150 USD los costos anuales por usuario, incrementan su ROI en un 272 % y le ahorran al departamento de IT 300 horas de trabajo al año.

2) Despapelización de los procesos de firma

La dispersión laboral que provocó el Covid-19, con equipos diseminados en varios puntos de una ciudad o región, generó el reto de evitar la paralización del funcionamiento de las organizaciones.

Afortunadamente, a través de la utilización de la firma digital, el aislamiento obligatorio impuesto por diversos gobiernos y/o las medidas de distanciamiento impulsadas por las empresas, no fueron impedimento para que las compañías pudieran seguir operando.

La firma a distancia  de contratos, órdenes de compra y contrataciones, entre muchos otros actos comerciales, se ha convertido en un procedimiento habitual, refrendado por las legislaciones de la mayoría de los países.

Una de las soluciones más utilizadas por las organizaciones es Adobe Sign, que ofrece la posibilidad de integrarse con las plataformas que más se usan en el mundo de los negocios, como Salesforce, Microsoft y Workday.

Entre otras prestaciones ofrece una experiencia de usuario intuitiva para que los colaboradores de una compañía puedan seguir realizando sus tareas, de la misma manera que si estuvieran en la misma oficina: a través de flujos de trabajo automatizados de extremo a extremo que agilizan el proceso de firma de documentos, incluso si estos están dirigidos a múltiples destinatarios.

3) La colaboración como norma

El trabajo colaborativo a través de Document Cloud  y Adobe Sign no solo digitaliza el flujo de firmas de documentos, sino que también aumenta el ROI del negocio, permitiendo recolectar firmas 21 veces más rápido que si se llevara a cabo el proceso en una oficina de manera física.

Usar la plataforma Document Cloud lleva la colaboración corporativa a un nuevo nivel, gracias a que se estandarizan los documentos al formato PDF, por lo que cualquier persona puede acceder a ellos, dejar comentarios y corregirlos sin importar el sistema operativo o dispositivo desde el que se conecten.

Además, gracias al poder de la inteligencia artificial y Adobe Sensei, los dispositivos móviles de los colaboradores se convierten en una poderosa herramienta para rellenar formularios fácilmente. Solo es necesario:

  1. abrir el archivo desde un correo electrónico o tomar una foto del formulario en papel con la cámara del dispositivo
  2. introducir texto o marcas de verificación en los campos del formulario, e incluso utilizar opciones de auto-completar personalizadas para ahorrar tiempo.

4) Adecuarse para avanzar

Vivimos una nueva época en la que las organizaciones deberán adaptarse al cambio en forma acelerada, para poder atravesar con éxito el proceso de transición hacia la nueva normalidad.

Cuando un documento se renueva con Adobe Document Cloud, una empresa se adapta para avanzar. Pero, ¿qué significa esto exactamente?

Avanzar con Adobe Acrobat es:

  • Crear, convertir, editar, y compartir PDFs en cualquier momento y con cualquier dispositivo
  • Encriptar documentos con el nivel de seguridad de un banco
  • Tener el control de quién y cómo manipula los archivos
  • Trabajar con menos esfuerzos y mejores resultados

Avanzar con Adobe Sign implica:

  • Automatizar procesos
  • Firmar documentos sin necesidad de imprimir o escanear
  • Recolectar múltiples firmas en poco tiempo
  • Poder integrarse con aplicaciones en servicios Enterprise
  • Tener control del flujo de trabajo sin gastar tiempo
  • Centralizar y controlar las firmas

Hasta hace muy pocas semanas, ir a la oficina era sinónimo de sentarse en un puesto de trabajo por 8 horas. Ahora, con la tecnología, tu equipo puede trabajar desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.

La transformación digital de una empresa a través de plataformas robustas como Adobe Document Cloud y Adobe Sign, son la clave para que el trabajo remoto sea sinónimo de eficiencia, productividad y agilidad.

 

Fuente: https://blogs.adobe.com/latinoamerica/2020/05/12/trabajo-colaborativo-asegura-la-eficiencia-de-tu-equipo/

 

 

Comparte
x