3 recomendaciones para llevar una empresa del mundo físico al digital

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Las actuales medidas de distanciamiento laboral, el crecimiento del teletrabajo y los cambios en la manera en la que se hacen y harán los negocios en el marco de la nueva normalidad impuesta por el Covid-19, exigen que los procesos de las empresas estén cada vez más digitalizados y puedan apalancarse en la tecnología para transformarse y crecer.

La sustitución de los documentos en papel por formatos electrónicos a través de herramientas sencillas como un dispositivo móvil, son parte de ese proceso de cambio. Sin embargo, escanear documentos con el celular es solo una de las tareas que puedes realizar para que tus negocios pasen del mundo físico al digital.

A continuación, algunas claves para optimizar los procesos de una compañía y reducir costos en sus áreas operativas a través de la captura inteligente de información con Adobe Scan:

1) En muchas empresas el flujo de trabajo aún implica una serie de procesos físicos, como la impresión de documentos para su firma y posterior digitalización. Pero que pasa en circunstancia como las actuales, cuando se requiere una aprobación urgente, o las personas que debe firmar el documento se encuentran dispersas geográficamente y no tiene acceso a un escáner?

Estar operando en modo home office no significa que los negocios deban parar. Con Adobe Scan se puede transformar a un celular en un escáner que capture fácilmente todo tipo de documentos y los convierta en archivos Adobe PDF de alta calidad, aumentando la productividad de tus empleados hasta en un 30 %, y ahorrando costos operativos gracias a la disminución del uso de papel.

Transformar las montañas de papel en archivos digitales es muy sencillo: solo se necesita tomarle una foto al documento que se quiere escanear usando Adobe Scan, para que la app realice un OCR automático y puede reconocer el texto. De esta manera se mejoran sustancialmente los problemas de búsquedas. Una vez efectuado el proceso, se debe eligir la opción ‘Salvar como PDF’. Así, en cuestión de segundos los contratos, formularios, documentos de aprobación e incluso las notas de esa reunión con clientes están en la palma de la mano de quienes las necesitan.

2) Escanear documentos con el celular es solo la punta del iceberg. Adobe Scan permite almacenar los archivos en la nube, a través de Adobe Document Cloud, para que se pueda acceder a ellos, cuándo y desde donde uno quiera, cargarlos directamente en un correo electrónico y compartirlos con el equipo de trabajo.

Las ventajas de la digitalización de documentos y su almacenamiento en la nube no terminan ahí. Existen gran cantidad de tareas que se pueden automatizar y formar parte de un flujo de trabajo: desde la aprobación de facturas de proveedores y pago de nómina, hasta los procesos de contratación de nuevos empleados.

Por eso, Adobe Document Cloud permite tener una trazabilidad clara de los documentos y revisar los cambios en tiempo real, de tal forma que tengas el control del flujo de trabajo del departamento de ventas, el equipo de mercadeo, el personal de servicio al cliente, el área legal, los encargados de compras e incluso el departamento de recursos humanos.

El flujo de trabajo digital logra que todos los departamentos de una organización funcionen de manera más rápida y eficiente, incluso si se utilizan otros sistemas como Microsoft, Salesforce, y SAP Ariba.

Otra de las ventajas de utilizar herramientas para escanear desde el celular, es que se pueden recoger firmas de documentos hasta 21 veces más rápido que si siguieras el método tradicional de impresión y escaneo, con máximos niveles de seguridad.

3) Incrementa el ROI de las empresas. En todas las industrias, clientes y empleados exigen una mayor movilidad, acceso más fácil y transparente a la información, y experiencias de usuario más flexibles.

La digitalización de procesos no solo ahorra tiempo sino también dinero. Según un análisis de McKinsey & Company, los flujos digitales reducen los costos hasta en un 90% y, al mejorar sustancialmente los tiempos de respuesta del servicio al cliente, se incrementa la posibilidad de conseguir nuevos negocios y, por ende, mejorar la rentabilidad de la compañía.

A medida que los usuarios favorecen la movilidad y flujos de trabajo digitales en el trabajo y los negocios personales, necesitan la capacidad de completar en sus teléfonos o tabletas las mismas tareas que podrían hacer en una computadora de escritorio, utilizando herramientas que funcionen juntas sin problemas y aumenten la comodidad y la productividad.

 

Fuente: https://blogs.adobe.com/latinoamerica/2020/05/08/adobe-scan-tu-empresa-del-mundo-fisico-al-digital/

 

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