El desafío de una transformación digital acelerada para las instituciones educativas

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La transformación digital cambió la manera en la que se mueve el mundo. Hasta hace apenas cinco meses, avanzar en esta dirección era una decisión impulsada por la Cuarta Revolución Industrial que podía planificarse en etapas y con un horizonte a mediano plazo.

Pero la pandemia modificó esta dinámica y convirtió a la digitalización de las organizaciones en un imperativo de carácter urgente, que permite mantener la continuidad de los negocios y de los procesos académicos. Desatenderlo implicaría la desaparición de empresas, pero también de entidades de enseñanza.

En el mismo momento en que se suspendieron las clases en la mayoría de los países del mundo y comenzaron a implementarse las diversas modalidades de cuarentena, las instituciones educativas  se enfrentaron a un reto sin precedentes para el cual no todas estaban preparadas.

Inmersos en una aceleración brutal y en apenas unos pocos días, escuelas y universidades debieron trasladar sus modelos educativos a un ambiente virtual, e incorporar tecnologías que les permitieran maximizar la eficiencia y facilitaran los procesos que hasta hace poco se hacían en el papel.

Existen tres áreas clave donde las instituciones educativas pueden ampliar las capacidades digitales, y adaptarse a esta nueva era y avanzar:

  • servicios al estudiante,
  • gestión del personal, y
  • gestión de TI e instalaciones.

A través de Adobe Sign es posible potenciar la transformación digital en la educación. Veamos cómo:

I) Procesos administrativos. La matriculación de nuevos estudiantes suele ser una actividad engorrosa. La solicitud, inscripción e incluso el registro de clases son tareas que por lo general requieren imprimir, firmar y escanear documentos. Adobe Sign permite simplificar y acelerar este flujo de tareas:

  • Padres y estudiantes pueden completar y rellenar formularios digitalmente y a distancia, cuyos datos son almacenados y luego se utilizan para diligenciar automáticamente formularios adicionales, mejorando la experiencia de los alumnos, sus familias y el personal a cargo del proceso de matriculación.
  • La herramienta también mejora la experiencia de tus profesores y personal administrativo, ofreciendo la posibilidad que varias personas firmen los formularios de manera 100% electrónica, en cuestión de minutos, antes de crear los IEPs para los estudiantes.

Además, Adobe Sign permite que las transferencias y solicitudes de cambio de cursos, el diligenciamiento de formatos de permiso para viajes de campo o la solicitud de préstamo de equipos, entre otros, puedan llevarse a cabo de forma digital, utilizando plantillas que pueden ser reutilizadas por otros estudiantes.

II) Gestión de personal. Adobe Sign también es un aliado en la digitalización de los procesos del área de recursos humanos. La creación de flujos de trabajo automatizados y la integración con sistemas de negocios como Workday permite maximizar la eficiencia de los recursos humanos con procesos digitales para firma y aprobación de contratos, preparación de paquetes de documentos y aprobación de nuevos cargos.

Además, los flujos de trabajo de autoservicio facilitan el acceso a los formularios de aprobación de viajes y presentación de informes de gastos como parte del proceso de crecimiento profesional tanto de docentes como de estudiantes.

III) Comunicaciones. La implementación de Adobe Sign también permite a las instituciones educativas gestionar mejor sus comunicaciones. Por ejemplo documentos de actualizaciones de políticas dentro de la institución, para que los profesores y personal administrativo puedan firmarlos en minutos mediante un único flujo de trabajo.

IV) Procesos TI, legales y la gestión de instalaciones. La gestión de instituciones educativasva más allá de los servicios para estudiantes, padres, profesores y personal administrativo. Otros procesos como la firma de contratos de arrendamiento de edificios y equipos, la contratación de proveedores y la gestión de activos y TI también pueden digitalizarse gracias a Adobe Sign.

La solución permite que cada departamento tenga control total de sus flujos de trabajo. Al darle independencia a las áreas de tu institución, las tareas se realizan fácilmente y en menor tiempo, por lo que la gestión es mucho más sencilla y no requiere que todo el personal se encuentre en el mismo lugar.

La gestión de activos y solicitudes de TI también puede convertirse en un proceso 100% digital, por lo que los equipos de laboratorios y centros de cómputo pueden llegar en menor tiempo a tus estudiantes, mejorando la experiencia educativa y garantizando que tengan todas las herramientas que necesitan para aprender.

Uno de los principales obstáculos de la transformación digital es saber por dónde empezar. Al igual que las empresas, las instituciones educativas deben adaptarse para avanzar.

Esto no solo significa un cambio en el paradigma de la educación, sino la transformación de los procesos que hasta hace poco eran análogos y que ahora pueden realizarse de manera totalmente digital.

 

Fuente: https://blogs.adobe.com/latinoamerica/2020/05/20/transformacion-digital-de-las-instituciones-educativas/

 

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