(Por Guillermo Sierra, CEO de Ofir LATAM, Partner Platinum de Adobe) En respuestas a las exigencias actuales del mercado, Adobe Acrobat Sign se consolida como un componente importante para la transformación digital de las instituciones de educación superior, agilizando los procesos de matriculación y el envío automatizado de títulos y contratos docentes.

Se trata de una solución líder a nivel mundial en relación a la utilización de firma electrónica, que ofrece una respuesta completa a las necesidades de las universidades y entidades educativas.

Adobe Sign se integra a los sistemas estándares de la industria que suelen utilizar las altas casas de estudio, y es simple de utilizar, tanto en el envío de los documentos para su firma, como para agregar rúbricas por parte de los firmantes. Además, posee los más altos niveles de seguridad.

 Veamos tres casos puntuales de uso para el ámbito universitario:

1) Matricula de Estudiantes:

El proceso de matriculación requiere de firma simple y resolución rápida, para poder resolver las necesidades de cada institución en un periodo corto de pocos días de duración, en el cual transcurren las inscripciones de alumnos.

Adobe Sign da respuesta a este desafío y se integra con el Sistema de Reclutamiento/ Gestión de Alumnos/ Pagos Administración Académica, aportando agilidad al proceso.

El estudiante hace la solicitud sobre el sistema, el cual envía a un proceso Adobe Sign (cuenta con la opción de validación de clave única, firma digital/electrónica), completa el formulario y en el proceso de Firmas en representación de la universidad se aplica una firma automáticamente mientras el alumno y su aval (de ser necesario) firman en línea.

De esta manera, comienza el ‘Flujo Contrato Matricula Estudiantes’: el sistema completa los campos de la plantilla (en un formulario definido con los parámetros de la universidad) y activa el proceso de firma simple.

2) Títulos:

Solicitud del estudiante:

El proceso de automatización del envío de títulos y certificados requiere de firma avanzada.

Es un proceso que también se integra al Sistema de Reclutamiento/ Gestión de Alumnos/ Pagos y Administración Académica, de la universidad.

El estudiante hace la solicitud sobre el sistema, el cual envía a un proceso Adobe Sign denominado ‘Flujo Títulos y Grados’.

Por medio de APIS, la integración completa los campos de la plantilla predetermionada (en un formulario definido con los parámetros de la institución) con firma avanzada, y envía al proceso de firma al estudiante, quien rubrica con firma simple.

De envío automático a una nómina de estudiantes recibidos:

Desde la integración al sistema, pasa la información con los campos determinados, donde se completan en el titulo y envía al flujo de firmantes en representación de la universidad con firma digital/Avanzada (manual o automática) y a todos los estudiantes.

3) Contratos de Docentes:

Por medio de una integración de Adobe Acrobat Sign con el sistema de Recursos Humanos de cada universidad, se envía a los profesores el PDF listo para su firma.

El sistema también puede enviar los parámetros necesarios y Adobe Acrobat Sign completa una plantilla, desde donde se gatilla un mail al usuario para que firme el contrato.

Las firmas de la universidad pueden ser automatizadas.

De esta manera, se agilizan notamente los procesos de contratación.

Si te interesa conocer otros casos de uso o profundizar sobre los tres que te compartimos en este artículo, no dudes en contactarnos:

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