Los procesos de digitalización que hoy se están acelerando en todas las empresas, aportan numerosas ventajas asociadas a la optimización de procesos y el ahorro de tiempo y dinero, sumando también un aporte fundamental a la despapelización de las organizaciones.

Sin embargo, la importancia de desarrollar entornos digitales seguros, del manejo de información confidencial y de la protección de las ideas, no está teniendo una difusión similar a los beneficios que provee la transformación digital.

Veamos algunos aspectos tener en cuenta, para garantizar que la gestión documental sea segura y no ponga en riesgo información clave para las empresas y las personas:

1. Encripta al mismo nivel que un banco. Si tus documentos tienen información que necesitan protección, lo usual es censurarla con una máscara, pero si realmente quieres protegerla deberás censurar hasta los metadatos.

Document Cloud provee encriptación con el mayor nivel de seguridad, contribuyendo también a la optimización de los procesos.

2. Asegura ser el autor de tus ideas. Internet permite compartir sin límites, pero es muy importante dar el merecido crédito a los autores.

Adobe Creative Cloud genera un código de creación en tus archivos que legalmente funciona para demostrar que las ideas son de tu empresa.

3. Firma legalmente. Uno de los procesos más tediosos en la gestión de documentos es imprimir, firmar y escanear. Las firmas electrónicas vienen a resolver esta problemática y a aporte un gran valor agregado en tiempos de aislamiento social.

Adobe Sign ofrece solución a este desafío, cumpliendo con las leyes que regulan la firma digital, de tal modo que las firmas electrónicas incorporadas a cada documento sean válidas legalmente. La herramienta lo hace en un entorno seguro y con las medidas de seguridad requeridas, mediante un sello de garantía que evidencia cualquier intento de manipulación.

4. Ten el control de todos los archivos. Trabajar en la nube con Creative Cloud -dependiendo de la membresía- permite tener acceso a los archivos y carpetas de las personas de tu equipo, para poder optimizar los procesos de firma. De esta manera, no se necesita pasar horas buscando archivos y se puede retomar el trabajo y acceder a las librerías desde esa licencia.

5. Comparte con limitaciones. Todos los archivos de Document Cloud se etiquetan automáticamente como privados, así que solo el usuario final que lo subió lo puede ver. Pero sabemos que no todos los documentos son individuales, por eso cuentas con la opción de compartir. Si seleccionas Solo verel documento será de lectura, si eliges Revisarlas personas podrán agregar notas pero no editar, ni alterarlo. Además cuentas con la seguridad de estar compartiendo solo con los destinatarios que tú elijas y nadie más. El documento se enviará a través de un enlace mediante un correo electrónico o cualquier otro software de colaboración.

6. Ahórrate problemas de derecho de autor. Al contar con la licencia de Creative Cloud también obtienes Adobe Fonts y Adobe Stock, dos bibliotecas con alta calidad que podrás usar libremente. Tú y tu equipo podrán trabajar con tranquilidad sin pasar horas buscando herramientas gratis y analizando si no tiene alguna restricción que te pueda perjudicar.

Aquí no solo ganas despreocupación sino también tiempo que pueden invertir en mejorar la idea sin sentirse limitados.

Adobe Document Cloud y Creative Cloud se toman muy en serio los entornos digitales seguros: desde el desarrollo del software interno, los procesos de operaciones y por supuesto las herramientas.

Los servicios de Adobe, al llegar al usuario, han pasado las certificaciones del sector, están actualizados contra potenciales amenazas y vulnerabilidades, y la conectividad y productividad garantizan la seguridad entre dispositivos.

Fuente: https://blogs.adobe.com/latinoamerica/2020/08/18/6-tips-para-tener-entornos-digitales-seguros/