El Grupo PROACO, reconocido Desarrollador Inmobiliario de la provincia de Córdoba (Argentina) implementó Adobe Document Cloud y Adobe Acrobat Sign, con el objetivo inicial de digitalizar el 60% de los documentos de dos obras en curso en el 2021, y la pretensión de firmar posesiones digitales y crecer a un 70% en el 2022, incluyendo la generación de contratos y boletos, y otro tipo de comunicaciones, como enviar a clientes la posibilidad de suscribirse a una determinada forma de pago, entre otras.

“Hemos logrado mejorar la cantidad de boletos con firma digital respecto del primer año de implementación, alcanzando en el 2021 una adhesión al formato digital superior al 75%, que hemos mantenido en el 2022. Es un nivel de aceptación muy superior al primer año de trabajo, que incluso estuvimos por encima del objetivo del 60%”, informó Lucas Funes, Gerente de Transformación Digital del Grupo Proaco.

“Creemos que existe una gran aceptación del formato de parte de nuestros clientes por la facilidad del proceso, velocidad y seguridad de mismo”, señaló el ejecutivo

Por su parte, Andrés Alesci, responsable del seguimiento legal del proceso, sostuvo que la elección de la plataforma de Adobe para el otorgamiento de inmuebles fue una elección estratégica del Grupo Proaco.

“Al permitirnos saltear las barreras de la distancia física, mejoramos los tiempos de firma que implica el proceso. Además en cuanto a la experiencia del cliente, logramos acompañar en el uso de la plataforma, con videos tutoriales a fin de evacuar cualquier tipo de consultas y duda que pudieran surgir, lo cual favorece a tener mayor aceptación y activar un proceso de mejora contrastante”, explicó Alesci.

Lucas Funes agregó que en la industria de desarrollos inmobiliarios, proponerse digitalizar la firma de un contrato entre dos partes, en la que una de ellas entrega a otro un inmueble, es un acto complejo. “Nosotros propusimos digitalizar el proceso de punta a punta, sin perder eficiencia y logrando beneficios, como ahorrar tiempo y acercar distancias”, consideró.

El Gold Standard de PROACO se basó en cuatro puntos cruciales, que debía cumplir la plataforma a contratarse:
• Garantizar que el documento a firmar proviniera de una fuente auténtica y verificada.
• Asegurar que cuando un documento entra en el flujo, no pueda ser editado.
• Permitir la trazabilidad de la documentación: conocer en tiempo real en qué instancia está el documento a firmarse.
• Garantizar niveles de seguridad, legal y tecnológico.

“A nivel tecnológico, buscábamos contar con una solución que tuviera la capacidad para conocer la autenticación de la persona que firma y tener un informe de auditoría de la trazabilidad de ese documento. Eso lo conseguimos con Adobe”, aseguró Funes, mencionando que en el proceso que puso en marcha PROACO se están utilizando dos factores de autenticación: vía mail y vía encriptación de documento.

“Estamos dando soporte de firmas electrónicas de documentos con la misma validez y seguridad que una firma digital”, manifestó Lucas Funes, detallando el proceso:
• PROACO envía un documento a firmar hacia el primer firmante, que puede ser el cliente.
• El cliente firma el documento accediendo con su mail y contraseña (comunicada por nuestro call center de manera pesonalizada); al documento firmante debe adjuntar una imagen de frente y dorso de su DNI, y eventualmente adjuntar alguna otra documentación, según el caso.
• Cada vez que se adjunta un DNI o se adjunta documentación que pueda ser necesaria, el documento viaja al área de instrumentación, donde se verifica que la documentación sea correcta y previamente consultada por el equipo de telemarketers.
• Luego el documento viaja al último firmante: el representante legal de la sociedad. Ahí concluye el flujo con el documento y acta completa, junto a la documentación adjuntada.

“Creemos que el proceso tiene seguridad, y nos deja tranquilos a nosotros y a los clientes. Nuestros colegas y empresas en el rubro lo han visto también, y nos están consultando cómo lo hacemos y cómo lo implementamos”, explicó Funes.

“Adobe Document Cloud y Adobe Sign son herramientas muy completas. Adobe en general me sorprendió por la cantidad de productos que tiene. Quienes estamos en el área de transformación digital sabemos que permanentemente tenemos cosas por aprender y eso nos mantiene siempre activos y atentos a nuevas herramientas. La entrega del inmueble en sí es un acto físico entonces nosotros ahí agregamos unas actas validadas con certificación de escribanía, por eso está bastante bueno”, se explayó el gerente.

Completando el análisis, Andrés Alesci consideró que la mayor cantidad de documentos con los que trabajan en PROACO, tanto por la importancia de su contenido como por el volumen de casos, refieren al boleto de compraventa.

“Pero hay otra multiplicidad de contratos que hacen al desarrollo inmobiliario, que también le generan a la empresa la necesidad de replicar estas firmas que eran de forma manuscrita u hológrafas, y tratar de buscarle su réplica en la plataforma de firma digital, en esto estamos trabajando ya con estos años de experiencia”, informó.

“En nuestra primera experiencia real con los clientes usando la plataforma de firma digital, instrumentamos de manera digital y electrónica las actas de posesión en la ciudad de Villa Carlos Paz. Hicimos la entrega de 140 cocheras que habían llegado al final de obra con actas de posesión, que exigían la presencialidad de las partes en el lugar del inmueble, para que el comprador y vendedor pudieran ver la condición del inmueble. Esa necesidad de presencialidad implica que, dada la reunión de las partes en el lugar, se pudiera realizar la firma de manera hológrafa. Sin embargo, por el contexto de aquel entonces, la distancia con nuestros clientes, la dificultad que implicaba el traslado hacia el lugar y entregar esa cocheras había una imposibilidad de la presencialidad, y nos hizo repensar este escenario”, comentó.

“Nuestra idea era facilitar al cliente la accesibilidad a nuestros productos con seguridad jurídica, por lo que ofrecimos la posibilidad de firmar los documentos de manera digital para que pudieran acceder a los productos.

Lo que hicimos fue contratar un estudio notarial para que compareciera un escribano. Se labró un acta y escritura constatando cochera por cochera, sus medidas, la ubicación, condiciones edilicias y medidas de seguridad. De ese modo le aportamos al cliente un ojo imparcial. A toda esa documentación pudimos digitalizarla, colgarla en la nube y acercársela al cliente. A su vez, le acercamos un soporte audiovisual. De ese modo, seguimos agregando combinaciones que la misma plataforma de Adobe no nos impide y nos asegura que el cliente tenga una experiencia, que si bien es novedosa, le da seguridad jurídica”, sostuvo Alesci.

Con Adobe Connect, el acta, el video y el resto de la documentación, pueden ser parte del flujo, quedando todo dentro del proceso, como evidencia.

En PROACO se creó un informe para tener todos los días un reporte de cómo están los contratos y un seguimiento de los mismos, evitando la generación de cuellos de botella.

“A partir de la buena atención que nos brindó OFIR Latam, quedamos muy contentos porque siempre han satisfechos nuestras necesidades, tanto en términos de soporte como por cercanía y por la seguridad que aporta Adobe, como plataforma con todos los estándares y requisitos de seguridad. Los recomendamos por lo que acabo de decir pero sobre todo porque desde el momento cero, tanto Guillermo Sierra, CEO de OFIR Latam, como Damián Breier, Product Manager de la empresa, siempre han estado atentos para asesorarnos. Las capacitaciones siempre fueron muy flexibles: la primera la hicimos con el equipo de gestión, luego con un equipo más grande, y Damián siempre estuvo muy abierto a todas las preguntas que tuvimos y hasta el día de hoy sigue presente. Todo eso suma mucho porque son procesos que tienen que ver con complejidades que a veces uno necesita profundizar. Es bueno tener ese soporte”, explicó Andrés Alesci.

“En términos generales, la pandemia nos impulsó a poner en marcha determinados procesos, y hoy la buena adhesión nos permite, por medio de una actitud de escucha atenta y activa, ir mejorando la experiencia de cliente. Nosotros supimos verlo con tiempo y la verdad que hoy experimentamos un crecimiento en este sentido”, concluyó.